Отобразить коды значения выделенных полей клавиши. Изменяем поля страницы в документе Microsoft Word

Настройка полей в текстовом редакторе Word является одним из базовых навыков, которым должен овладеть человек, чтобы достичь хотя бы среднего уровня мастерства во владении данной программой. Как правило, проблема с полями встаёт в полный рост, когда вы заканчиваете непосредственную работу с текстом и переходите на стадию его редактирования либо правки. Если вы, например, работаете в офисе или являетесь студентом, то вам, скорее всего, нужно придерживаться определённых норм, касающихся визуального оформления набранных вами документов или студенческих работ.

Разумеется, после открытия текстового редактора Ворд вы можете обнаружить, что все размеры полей уже по умолчанию настроены, однако настройка программы по умолчанию обычно не удовлетворяет большинство работающих с утилитой пользователей, поэтому нелишним будет знать, как устанавливать размеры полей в Word.

Процесс настройки

Если вы ещё не начали набирать текст

Чтобы сделать нужный вам размер полей или убрать лишнее, выполните следующую последовательность действий:

Как только вы это сделаете, сразу же вашему взору откроются все параметры Word, с помощью которых вы можете устанавливать требующиеся вам настройки печатного листа. Если вас интересует набор настроек, заранее прописанных в программе, и вы не хотите делать поля при помощи ручного метода, то найдите кнопку, которая называется «Поля», и установите курсор мыши на знак треугольника, означающий, что под этой кнопкой скрывается выпадающий список.
В открывшемся списке выберите тот набор настроек, параметры которого лучше всего подходят для осуществления ваших целей. Примените набор настроек, просто кликнув по нему с помощью левой кнопки вашей мыши. Убедитесь, что к набранному вами тексту были выставлены именно те поля, которые вам необходимы. В противном случае воспользуйтесь иным набором предустановленных настроек.

Во многих случаях наборов настроек по умолчанию в редакторе Word вам будет вполне достаточно. Поэтому не спешите искать и применять другие способы , а сначала воспользуйтесь этим.

Разумеется, что бывают особые случаи, когда вам необходимо оформить ваш текст по каким-либо уникальным требованиям, которые просто-напросто не прописаны в предустановленных наборах настроек параметров листа Word, поэтому в таких обстоятельствах приходится прибегать к ручному способу. Для этого пройдите полностью следующую последовательность шагов:

В верхнем меню Word отыщите пункт, который называется «Разметка страницы», и кликните по нему.
В этом списке, а именно в нижней его части, вы сможете обнаружить пункт, который называется «Настраиваемые поля». Кликните по нему.
В открывшемся окне ручных настроек от вас потребуется передвигать ползунки возле интересующих вас пунктов, чтобы изменить, например, размер левой либо нижней границы и т.д. Если наличие границ на листе вам вовсе не нужно, то вы с лёгкостью можете убрать их . Как только вы закончите редактирование, не поленитесь и обратите своё внимание на нижнюю часть окна ручных настроек. Там вы можете посмотреть на графическое представление того, как будет выглядеть лист после утверждения ваших размеров полей.
Чтобы окончательно установить интересующие вас параметры, нажмите с помощью левой кнопки вашей мыши на «OK».

Если нужно изменить размер полей уже набранного текста

В этом случае у вас нет необходимости удалять полностью все набранные вами символы, выставлять новые границы и затем заново печатать в утилите нужный вам текст. Просто воспользуйтесь советами , приведёнными в разделе выше, и в вашем документе будут установлены новые размеры полей.

А что делать, если необходимо применить новые границы к какому-либо отдельному фрагменту или абзацу текста? Выполните следующие действия:

Нестандартные настройки

Если вы пишете статью, которую планируете напечатать в журнале, или собираетесь издать брошюру, то вы наверняка знаете, что в этом случае нужна специальная настройка полей, называемая зеркальной . Иными словами, параметры полей в ней выставлены так, что на 1 листе левое поле полностью совпадает в размерах полем с правой стороны следующего листа. Чтобы задать эту настройку полей, нужно выполнить следующие представленные ниже пункты:

В верхнем меню Word отыщите пункт, который называется «Разметка страницы», и кликните по нему.
Как только вы это сделаете, сразу же вашему взору откроются все параметры Word, с помощью которых вы можете устанавливать требующиеся вам настройки печатного листа. Найдите кнопку, которая называется «Поля», и установите курсор мыши на знак треугольника, означающий, что под этой кнопкой скрывается выпадающий список.
Найдите пункт, который называется «Зеркальное», и кликните по нему. Теперь нужные вам параметры заданы в отношении всего документа.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 4

Цель работы:

Продолжительность работы: 4 часа.

Теоретическая часть

Работа с полями Word

поля .

Поля

PAGE (номер страницы) и DATE ВСТАВКАðНомера страниц и ВСТАВКАðДата и время. INCLUDEPICTURE .

Для вставки ВСТАВКАðПоле. Далее в диалоговом окне Поле нужно выбрать категорию и вид поля, а затем щелкнуть по кнопке Параметры,

ВСТАВКА :

· Номера страниц;

· Названия;

· Закладка;

· Примечания;

· Формулы (из меню Таблица ).

Поля определяются кодом и значением поля.

текущая дата Параметры на вкладке Вид не установлен переключатель Показывать коды полей .

Код поля {} Ctrl+F9.

{ =(А+В) } – формула и т.п.

Коды полей включают:

· Символ поля – фигурные скобки { };

· Вид поля – например, DATE ;

· Инструкции – например, \@ "dd.MM.yy"

{ DATE \@ "dd.MM.yyуу" }

СЕРВИСðПараметры .На вкладке Вид диалогового окна Параметры Показывать коды полей.

Параметры на вкладке Печать в поле Печатать Коды полей .

контекстного меню Коды/значения полей

выделенных Shift+F9, а для вывода кодов всех полей в документе – клавишиAlt+F9.

с затенением. Затенение полей ().

Чтобы обновить Обновить поле F9, или комбинации клавиш Shift+F9 (для выделенного поля), илиAlt+F9

Таблица 1

Создание форм для ввода данных

Форма – это бланк для заполнения конкретными данными.

Форма Word представляет собой электронную версию формы в виде документа с незаполненными областями, в которые пользователь должен на компьютере вводить данные.

Форма предназначена для сокращения трудозатрат по оформлению документов за счет предварительного создания шаблона, на базе которого создаются новые документы, например формы различных справок установленного образца, бланков документов, таблиц и др.

В Word можно создавать следующие виды форм:

1. Формы, которые печатаются, а затем заполняются на бумаге. Для ввода данных используется панель инструментов Формы для вставки текстовых полей и флажков со списками возможных ответов, например Да или Нет . Это обычный документ, который не требует защиты при работе;

2. Электронные формы, которые можно распространять через электронную почту или по сети. Для вставки поля формы используется панель инструментов Формы , а для упрощения заполнения к полям форм можно добавить подсказки. Эти формы требуют защиты от несанкционированного доступа по изменению их вида;

3. Настраиваемые электронные формы, которые предоставляют большие возможности для ввода данных, выбора ответов из списка и записи ответов. Эти формы также можно распространять через электронную почту или по сети. Для них также необходима защита от несанкционированного доступа по изменению вида.

Форма состоит из постоянного (неизменной) и переменной (изменяемой) при вводе данных части документа.

В состав формы могут входить:

· Произвольный текст;

· Графика (рисунки, диаграммы);

· Текстовые поля для ввода информации:

· Списки альтернативных значений, предлагаемых для выбора при заполнении формы;

· Кнопка Флажок .

К элементам форм могут применяться все основные команды меню Формат .

К постоянной части формы относится неизменяемые при вводе текст, таблицы фиксированного содержания, оформительские элементы: рисунки, графика, линии разметки, элементы оформления – заполнения, обрамления. Текст формы и включаемые в нее элементы могут быть организованы в табличном виде.

Переменная часть документа включает поля, списки, переключатели. Настройка элементов переменной части формы осуществляется в соответствующих диалоговых окнах Параметры текстового поля, Параметры поля со списком, Параметры флажка . Вызов этих окон производится командой Свойства из контекстного меню (табл. 2).

Таблица 2

Задание. Создание и заполнение электронной формы

Согласно приведенному ниже образцу разработайте форму Электронная анкета, которая позволит в интерактивном режиме работы вводить номер курса, выбирать название факультета, давать ответы на поставленные в анкете вопросы путем заполнения полей или выбором соответствующих переключателей (рис. 1).

ВНИМАНИЕ!

1. При заполнение полей таблиц А и В Электронной анкеты значение ИТОГО должно равняться 100%.

2. Для проверки итогов необходимо нажать кнопку Защита формы на панели инструментов Формы .

3. Если итог не равен 100%, снимите защиту, отредактируйте значения исходных данных и повторите вычисления итогов, снова установив защиту.

4. Флажки устанавливают пробелом только при нажатой кнопке Защита формы на панели инструментов Формы .

Внимание! Для защиты в БД введенных ответов анкеты следует выполнить команду СЕРВИСðПараметры , вкладка Сохранение – Сохраните только данные для форм , а затем сохраните документ, присвоив ему новое имя ФАЙЛðСохранить как.

Рис. 1. Образец формы документа Электронная анкета

Технология работы

Форма документа должна быть разработана как шаблон, который состоит из нескольких разнотипных по технологии подготовки зон:

· текст, поясняющий технологию работы пользователя с формой;

· рисунок;

· поле ввода номера курса;

· список наименований факультетов (добавлений нового факультета или корректировка его названия в процессе невозможны);

· таблица А, которая состоит из постоянной части в виде фиксированных названий строк
(1-7) и переменной части в виде полей ввода во 2-ю колонку и ячейки итогов;

· таблица В, которая состоит из постоянной части в виде фиксированных названий строк
(1-8) и переменной части в виде полей ввода во 2-ю колонку и ячейки итогов;

· таблицы Уровень доходов, Дополнительные заработки, Семейное положение. Каждая таблица состоит из постоянной части в виде заголовка и фиксированных названий строк, а также переменной части в виде флажков.

1-й этап – создание постоянной части формы в виде текста и таблиц;

2-й этап – внедрение рисунков;

3-й этап – создание переменной части формы;

4-й этап – установка защиты и сохранение документа;

5-й этап – заполнение электронной анкеты.

Й этап – внедрение рисунка

1. Внедрите рисунок в форму, используя следующие технологические операции:

· установите курсор в том месте Электронной анкеты, где должен находиться рисунок;

· выполните команду ВСТАВКАðРисунокðКартинки ;

· на вкладке Графика выберите пункт Научная графика , выделите рисунок с изображением манускрипта и нажмите кнопку Вставить ;

· установите указатель мыши на вновь внедренный в форму рисунок и нажмите сначала левую кнопку мыши, а потом правую. В появившемся меню выполните команду Формат рисунка и установите следующие параметры:

На вкладке Размер:

На вкладке Положение:

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 4

Работа с полями Word. Создание электронных форм

Теоретическая часть......................................................................................................................... 1

Работа с полями Word................................................................................................................. 1

Создание форм для ввода данных........................................................................................... 3

Задание. Создание и заполнение электронной формы..................................................... 6

Технология работы............................................................................................................................. 7

Цель работы:

1. Освоение правил создания форм для ввода данных;

2. Освоение правил работы с полями в документах Word;

3. Создание электронной анкеты;

4. Заполнение электронной формы.

Продолжительность работы: 4 часа.

Теоретическая часть

Работа с полями Word

В документах Word, как и в других приложениях пакета Microsoft Office, используются особые структурные элементы – поля .

Поля – это специальные коды, которые дают команды приложению автоматически вставлять в документ, а впоследствии обновлять переменные данные: номера страниц, даты, номера рисунков, таблиц, а также текст, графику, формулы и т. д.

Использование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (имени файла, количестве страниц и т. п.), выполнять вычисления по формулам, создавать перекрестные ссылки. Поля вставляются автоматически при создании оглавления и предметного указателя. С помощью полей устанавливаются связи с другими документами и объектами, осуществляется непосредственный обмен данными в приложениях Windows, создаются формы и составные документы – конверты, наклейки, почтовые рассылки и т. п.

Word поддерживает несколько десятков различных типов полей.

Наиболее часто в документах встречаются поля PAGE (номер страницы) и DATE (дата), которые вставляются с помощью командВСТАВКАðНомера страниц и ВСТАВКАðДата и время. Для размещения в документе иллюстраций часто используют поля INCLUDEPICTURE .

Для вставки информации с помощью полей используется универсальная командаВСТАВКАðПоле. Далее в диалоговом окне Поле нужно выбрать категорию и вид поля, а затем щелкнуть по кнопке Параметры, чтобы добавить инструкции, ключи и другие параметры поля.

Для вставки наиболее важных и часто используемых типов полей в меню ВСТАВКА предусмотрены также отдельные команды:

· Номера страниц;

· Названия;

· Закладка;

· Примечания;

· Формулы (из меню Таблица ).

Поля определяются кодом и значением поля.

Обычно на экране отображается значение поля – номер страницы, дата, текст или графика, помещенные в документ с помощью поля.

Например, если в документ Word ввести поле, имеющее код { DATE \@ "dd.MM.yyуу" }, то на месте этого поля при открытии документа или при выводе его на печать будет появляться текущая дата – значение этого поля, если в диалоговом окне Параметры на вкладке Вид не установлен переключатель Показывать коды полей .

В табличном процессоре MS Excel код поля соответствует формуле, а значение поля – результату этой формулы (ее численному значению).

Код поля содержит элементы поля, которые определяют значение поля. Коды полей в документах Word отображаются на экране внутри фигурных скобок. Ограничивающие поле фигурные скобки {} нельзя вводить с клавиатуры. Вставить пустые фигурные скобки для ввода инструкций поля можно с помощью клавиш Ctrl+F9.

Примеры кодов некоторых часто используемых полей:

{ PAGE } – код поля номера страницы, вставляется в область колонтитула для отображения и автоматического обновления номеров страниц;

{ NUMPAGES } – общее количество страниц в документе;

{ DATE \* MERGEFORMAT } – код поля одного из форматов текущей даты;

{ =(А+В) } – формула и т.п.

Коды полей включают:

· Символ поля – фигурные скобки { };

· Вид поля – например, DATE ;

· Инструкции – например, \@ "dd.MM.yy" Инструкции указывают, в каком виде (в каком формате) должны выводиться результаты полей.

Код поля можно редактировать, чтобы внести корректировку в результат (значение) поля. Например, полю:

{ DATE \@ "dd.MM.yyуу" }

соответствует дата в формате 01.05.2002.

Код этого поля при желании можно изменить (отредактировать) для того, чтобы значение поля – дата появлялась в другом формате. Например, поле:

{ DATE \@ "dddd, d MMMM ууyy "г"" \* MERGEFORMAT }

Однако к изменению кодов полей непосредственно в тексте нужно подходить с осторожностью, так как это может привести к отображению неправильных сведений и другим ошибкам.

Переключение режимоввывода полей на экран производится с помощью команд меню СЕРВИСðПараметры .На вкладке Вид диалогового окна Параметры следует установить (или снять) переключатель Показывать коды полей.

Коды полей можно выводить на печать. Для этого в диалоговом окне Параметры на вкладке Печать в поле Печатать следует установить переключатель Коды полей .

Для просмотра и вывода на экран кодов полей можно также использовать командуконтекстного меню Коды/значения полей . Для вызова контекстного меню нужно установить курсор в границах поля и щелкнуть правой кнопкой мыши.

Для быстрого переключения между режимами просмотра кодов выделенных полей или их значений используются комбинации клавиш Shift+F9, а для вывода кодов всех полей в документе – клавишиAlt+F9.

При работе с документом Word удобно установить режим, при котором поля отображаются на экране с затенением. Режим затенения можно изменять, делая выбор из раскрывающегося списка Затенение полей (Всегда, Никогда, При выделении ).

Чтобы обновить поле, нужно щелкнуть в границах поля правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Обновить поле либо выделить поле и нажать клавишуF9, или комбинации клавиш Shift+F9 (для выделенного поля), илиAlt+F9 (для всех полей в документе). Назначения клавиш для работы с полями в программе Word приведены в табл. 1.

Автоматически обновляемая информация в документ Word вставляется с помощью полей Word. Для вставки поля надо перейти на вкладку Вставка, открыть список Экспресс-блоки и выбрать команду Поле . Некоторые часто используемые поля вставляются с помощью специальных команд на разных вкладках, например, Дата и время , Номер страницы , Перекрестная ссылка (на вкладке Вставка ), Оглавление , Список иллюстраций на вкладке Ссылки ,

Приведем примеры автоматически обновляемой информации в документе, которая вставляется с помощью полей Word:

· дата и время (текущее, время печати и создания документа);

· формульные поля в таблицах;

· текущий номер страницы и общее число страниц в документе;

· автоматически обновляемое оглавление с использованием встроенных стилей;

· автоматически добавляемые названия к объектам (например, рисункам, таблицам, диаграммам) при их создании;

· закладка, которая может использоваться для организации перекрестных ссылок;

· обычная или концевая сноска;

· список иллюстраций.

Чтобы вставить изменяемое содержимое в документе с помощью поля, надо щелкнуть в нужном месте документа, выбрать команду Поле , указать категорию, а затем выбрать имя поля. Чтобы добавить ключи и другие параметры к коду поля, надо нажать кнопку Параметры . Для получения сведений об определенном поле или его параметре выбирается имя поля или параметр, а затем нажимается клавиша <F1 >.

Поле в документе выводится или как код поля (набор инструкций в фигурных скобках), или как результат поля . Переключаться между кодом поля и его результатом можно с помощью клавиш <SHIFT>+ после выделения поля. Чтобы отобразить или скрыть коды всех полей в документе, нажимаются клавиши <ALT>+ .

Результат поля на экране может быть незатененным, затененным всегда или только при выделении поля. Затененность поля совершенно не отражается при печати документа. Рекомендуется установить параметр, при котором поля в документе показываются затененными всегда (вкладка Файл , Параметры , категория Дополнительно , группа команд Показывать содержимое документа ).

Для изменения кода поля, например добавления или изменения ключей, отображается код поля, а затем вносятся необходимые изменения. Существует два способа форматирования значений полей: форматирование значений или кодов полей. Например, чтобы подчеркнуть имя, вставляемое полем AUTHOR , следует выделить код этого поля и нажать кнопку Подчеркнутый . При обновлении поля может быть потеряно форматирование, примененное непосредственно к его значению.

Чтобы сохранить форматирование поля при его обновлении к коду поля должен быть добавлен ключ \* MERGEFORMAT . Этот ключ добавляется к коду поля автоматически в случае вставки поля с помощью команды Поле при установленном флажке Сохранять форматирование при обновлении .

Для обновления значения поля (полей) надо выделить поле (весь документ), потом нажать клавишу <F9 >. При печати содержимое полей документа обновляется автоматически.

Word позволяет выполнять очень удобную вставку названий для различного рода объектов (рисунков, таблиц, формул и др.). Для этого после выделения созданного объекта надо выполнить команду Вставка Название . Важно понимать, что при этом обеспечивается автоматическая нумерация названий определенного типа и возможность задания на них перекрестных ссылок типа: «по данным табл. 1.2 построена диаграмма, приведенная на рис. 1.5 ».

Под перекрестными ссылками понимаются ссылки на заголовки или абзацы документа, метки названий таблиц, формул, рисунков и т.д. Перекрестные ссылки обновляются автоматически, если содержимое перемещается в другое место документа. По умолчанию, перекрестные ссылки вставляются как гиперссылки.

Ссылки вставляются в виде кодов полей. Это обеспечивает корректность ссылок за счет обновления полей в случае изменения номеров названий, номеров таблиц, рисунков, заголовков, номеров страниц при редактировании документа. Название включает постоянную часть (метку) и номер. Для задания автоматической вставки названий объектов определенного типа надо в диалоговом окне Название щелкнуть кнопку Автоназвание и установить флажки для нужных типов объектов.

Список литературы - это список источников, к которым пользователь обращался при создании документа. Обычно его располагают в конце документа и форматируют абзацы в виде нумерованного списка. Ссылка на источник вставляется в тексте, в конце предложения (в квадратных скобках указывается номер источника в списке). Для создания ссылки на библиографический источник надо предварительно определить закладки, и затем ссылаться на нужную закладку с помощью команды Перекрестная ссылка на вкладкеВставка (тип ссылки –Закладка) .

В Microsoft Word 2010 появилась возможность автоматически создать список литературы на основе сведений о литературных источниках, указанных для документа (команда Список литературы на вкладке Ссылки, группа командСсылки и списки литературы ). Если литературный источник используется в документе впервые, сведения об этом источнике сохраняются в памяти, чтобы в дальнейшем их можно было найти и использовать. При создании списка можно выбрать желаемый стиль этого списка или создать новый стиль.

На вкладке Ссылки в группе Сноски находятся команды для вставки и редактирования обычных и концевых сносок. Обычные сноски размещаются на той же странице, где находится исходный абзац, концевые вставляются в конец документа. Перенумерация сносок всегда выполняется автоматически.

Коды полей удобны в качестве заполнителей для данных, которые могут изменяться в документе, и их можно использовать для автоматизации определенных аспектов документа. Коды полей вставляются при использовании таких функций Word, как номера страниц или оглавление, но можно вставлять коды полей вручную для других задач, таких как выполнение вычислений или заполнение содержимого документа из источника данных.

Эти действия позволяют вставить в Word любой код поля. Список кодов полей с подробными сведениями о каждом из них см. в статье Список кодов полей в Word .

Вставка поля

Примечания:

Чтобы в диалоговом окне Поле отобразились коды поля, нажмите кнопку Коды поля . Для некоторых полей коды отображаются автоматически.

Чтобы вложить одно поле в другое, сначала вставьте внешнее поле (контейнер), выполнив указанные выше действия 1-4. Затем в документе поместите курсор в коде поля в то место, где нужно вставить внутреннее поле, и выполните указанные выше действия 2-4.

Изменение поля

Примечание по безопасности: Поскольку коды полей видны всем пользователям, читающим документ, не следует размещать в них конфиденциальные сведения.

Отображение кодов полей

По умолчанию значения полей в Word не отличаются от остального содержания документа, так что при чтении пользователь не замечает, что часть содержимого документа располагается в поле. Однако поля можно отображать и с затенением, чтобы выделить их в документе.

Управление обновлением поля

По умолчанию поля в Microsoft Word обновляются автоматически при открытии документа. Таким образом, данные остаются актуальными. Однако существуют ситуации, когда использование данной функции нежелательно. Например, может потребоваться, чтобы при открытии документа в заголовке отображалась определенная дата, а не текущая.

Можно также обновить поле, дважды щелкнув его и выбрав команду Обновить поле или выбрав его и нажав клавишу F9

Чтобы вручную обновить все поля в основном тексте документа, нажмите клавиши CTRL + A, а затем клавишу F9. Поля в колонтитулах или надписях должны обновляться по отдельности. Щелкните в верхнем или нижнем колонтитуле или текстовом поле, нажмите клавиши CTRL + A, а затем клавишу F9.

Чтобы предотвратить автоматическое или непреднамеренное обновление полей, их можно заблокировать.

Блокировка и разблокировка определенного поля

Выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы заблокировать поле (запретить обновление его значения), выберите поле и нажмите клавиши CTRL+F11.

Чтобы снять блокировку поля (разрешить обновление его значения), выберите его и нажмите клавиши CTRL+SHIFT+F11.

Блокировка значений полей BOOKMARK, INCLUDETEXT и REF

Ключ блокировки значения (\!) запрещает обновление поля, включенного в значение поля BOOKMARK, INCLUDETEXT или REF, если значение этого поля в исходном расположении не изменилось. Без этого ключа поля, включенные в значение поля BOOKMARK, INCLUDETEXT или REF, автоматически обновляются при каждом обновлении этого поля.

Например, поле { INCLUDETEXT C:\\Продажи\Продажи_4_квартал.doc \! } вставляет содержимое документа "Продажи_4_квартал.doc", содержащего поля DATE и EMBED. При обновлении поля INCLUDETEXT ключ "\!" не позволит обновить поля DATE и EMBED во вставленном тексте, если они не были обновлены в исходном документе ("Продажи_4_квартал.doc"). Этот ключ обеспечивает полное соответствие текста, вставленного с помощью поля INCLUDETEXT, тексту исходного документа.

Чтобы обновить поля DATE и EMBED в обоих расположениях, обновите их в исходном документе ("Продажи_4_квартал.doc"), а затем обновите поле INCLUDETEXT.